Lo más probable es que sea lo que sea que estés organizando tengas alguna necesidad de “transporte terrestre”, me refiero a autobuses, coches con conductor, etc…
En este caso, hay diferentes aspectos que uno debe tener en cuenta para que todo salga perfecto:
Paso 1. Identificar las necesidades de los asistentes.
Paso 2. Prever con qué presupuesto contamos para esta partida.
Paso 3. Seleccionar los medios de transporte a utilizar: autobús, minibús, coche con conductor, taxi,…
Paso 4. Buscar proveedor y contactarlo. Para ello habrá que tener en cuenta:
- ¿Se ajusta al presupuesto?
- ¿Dispone de todos los servicios que necesitamos? Lo ideal es concentrar todos los servicios posibles en un mismo proveedor
- Los vehículos cumplen los estándares de seguridad y comodidad
- ¿Tiene capacidad, en caso de que surja, de solucionar incidencias y afrontar cambios de última hora?
Cuando llevas un tiempo trabajando en el sector sueles tener de mano una o varias empresas en diferentes ciudades que ofrecen estos servicios y que sabes a priori que cumplirán con los servicios con una gran calidad.
Paso 5. Solicitar por escrito los servicios a desarrollar en los que se especifiquen: tipo de vehículos, capacidad, horarios y ruta a realizar (aún recuerdo, ahora entre risas, mi cara aquel día que el autobús nos dejó a 60 congresistas y a mi en un restaurante, de la misma cadena, pero equivocado… de todo se aprende!)
Paso 6. Unos días antes del servicio es bueno reconfirmar todos los datos y solicitar los nombres y teléfonos de los conductores que harán cada uno de los servicios por si surgen cambios de última hora.
Como veis, cada uno de los detalles a tener en cuenta en un congreso tiene “su aquel”. ¿Qué otros detalles creeis que se han de tener en cuenta en el apartado Transporte?