Ahora mismo, en este mismo instante estamos empezando la jornada de montaje de un congreso nacional del que cada año, desde hace más de diez, somos secretaria técnica y se celebra durante la primera semana de mayo.

Una ciudad, una sede, un comité organizador, unos cuantos ponentes, cientos de inscritos, proveedores, …aunque conocemos muy bien la dinámica de esta reunión siempre nos enfrentamos a un importante reto.

Llegamos al día de hoy, el del montaje, tras unas semanas intensas en la que combinamos atender las necesidades del resto de proyectos que llevamos con la recta final previa a este congreso, que es la de más movimiento. Y nos queda toda la semana por delante!

Ahora, todo lo que hemos trabajado previamente, se materializa!

Hoy empezamos chequeando que todo el material del que hemos coordinado el envío a la sede, ha llegado correctamente. ¿Tenemos todo lo necesario para empezar a montar? Es un detalle importante, el montaje de carteras de congresista se realiza en una cadena de montaje por lo que si falta alguno de los elementos a incluir se retrasará el trabajo o será necesario duplicarlo.

Nos encargamos de coordinar al personal auxiliar que nos va a echar una mano en el montaje, tanto azafat@s, como personal técnico de audiovisuales y montadores de salas. Además, aprovechamos el día para una vez finalizado el montaje hacer una reunión de briefing con todos los actores implicados para hacer un repaso de todo el desarrollo in situ y que nada se escape!.

Repasamos servicios contratados con la sede, cotejamos rooming por si hubiese algún cambio de última hora. Entregamos regalos y cartas de bienvenida para hacer delivering en las habitaciones.

Coordinamos el montaje de:

– Salas de reuniones, espacios accesorios (como la secretaría, sala de ponentes y zona de exposición de posters)

– Audiovisuales incluyendo las pruebas de proyección y sonido

– Rotulación y señalética

Es un día intenso, sin duda! Pero es la clave para arrancar bien 🙂 Un año más, ready, steady, go!!!!