La comunicación en una reunión científica es quizás la eterna olvidada y sin embargo es un punto sobre el que debiéramos hacer especial interés puesto que la visibilidad de la sociedad organizadora y la repercusión de sus acciones sí se menta como objetivo principal en la mayoría de los casos.
¿Cómo comunicar? Pues se pueden hacer infinidad de acciones a través de diferentes medios, la clave es tener presente a todos los actores que intervienen, elegir los medios adecuados y a comunicar!!
Algunas claves:
– Coincidiendo con la puesta en marcha de la reunión se debe presentar la reunión:
1. A los potenciales asistentes
2. A los asociados (si el organizador es una sociedad científica)
3. A los ponentes
4. A la industria farmacéutica
5. A las instituciones de la ciudad que pueden estar interesadas y colaborar: ayuntamiento, convention bureau, colegio de médicos,….
6. A medios de comunicación especializados y generalistas
– Durante el desarrollo organizativo del evento. Es necesario mantener al día de todas las novedades: actualizaciones de programa científico, actividades de interés, fechas límite, etc… a todos los implicados
– In situ. Durante los días que se celebra la reunión se producirá el grueso de las acciones de comunicación generándose noticias susceptibles de comunicar a medida que se desarrolla el programa científico: novedades científicas, imágenes, videos,…
¿Cómo conseguir una comunicación efectiva? Algunas claves:
– Organización de reuniones presenciales para presentación del evento: con las instituciones, la industria farmaceútica,…
– Mailing postal. Aunque cada vez menos, se utiliza cuando interesa el envío físico de cartel de la reunión, avance de programa etc…
– Emailing. Es mucho más económico y facilita el tener muy actualizados a los interesados sobre cualquier novedad. Eso si! hay que tener bases de datos muy actualizadas
– Diseño de un plan de medios eficaz. Que se ocupe del contacto con medios de comunicación específicos y generalistas. Preparación de notas de prensa, convocatorias de ruedas de empresa, organización de entrevistas,…
– Manejo de redes sociales. Permiten mantener un contacto muy directo con nuestros interesados. Facebook y Twitter son las redes más utilizadas para comunicar reuniones científicas. lo ideal es elaborar previamente un Social Media Plan (siempre va a depender del presupuesto).Si se trata de una sociedad y ya tiene cuenta mejor utilizar ésta, pues los contactos ya están creados.