Cuando viajas con frecuencia fuera de España es fácil apreciar, sin que nadie te lo tenga que contar, que la relación calidad/precio en nuestro país es muy buena, aun cuando las exigencias en un viaje vacacional no siempre son tan elevadas como las expectativas en un evento comercial.

Desde el punto de vista de un organizador profesional de congresos ¿qué le pedimos a un hotel en el que queremos organizar un congreso?. En función del nivel de exigencia de cada empresa, las exigencias seguro variarán, pero en nuestra opinión hay ciertos aspectos básicos que deben ser tenidos en cuenta.

•         Ubicación: Si bien a priori puede parecer algo trivial, lo cierto es que este es un factor que puede ser decisivo para el éxito de un evento. En este sentido, es importante considerar:

o   Si la zona donde está ubicado el hotel es una zona tranquila, por la que se pueda pasear sin incidencias

o   Si está bien conectada por metro o autobús y si tiene una parada de taxis cercana

o   Que no esté en un entorno aislado dentro de la ciudad (salvo que asi lo solicitase el cliente), es decir, debe haber servicios cercanos

•         Mantenimiento: Es conveniente valorar este aspecto. Tapicerías que muestran el paso del tiempo, moquetas con muchas horas de uso, muebles trillados… esto no  hace amable el lugar
•         Personal eficiente:La buena disposición y rapidez de ejecución del personal del hotel hace que nuestro trabajo no sea una pesadilla. Esta cara del evento no trasciende al cliente final, pero realmente puede hacer que un montaje y el posterior desarrollo del congreso sea excesivamente complejo de manera innecesaria
•         Condiciones de la sala: Hay que pensar que el mayor porcentaje del tiempo de desarrollo de un congreso lo vamos a pasar dentro de la sala, por tanto tener una sala que reúna el mayor número de características óptimas es vital. Entre estas están:

o   Altura suficiente para que la proyección pueda ejecutarse de forma que todo el mundo en la sala vea lo que se está proyectando. Algo obvio que no siempre ocurre. Para un grupo numeroso la altura de la sala no debería estar por debajo de 3,5 metros, si bien esto no siempre es factible. En este caso, habrá que pensar en reforzar la proyección con material audiovisual extra en los laterales.

o   Ausencia de columnas. Esto facilita enormemente la disposición del público

o   Iluminación que permita apagar y encender las luces de sala por partes. No es imprescindible jugar con la intensidad, pero ayuda.

o   Insonorización. A menudo nos encontramos con salas que son panelables. Ojo con esto.

Estos son algunos detalles a tener en cuenta, pero hay muchos más! ¿Se te ocurre alguno?