Dos palabras pueden definir lo que busca el cliente actual: calidad e inmediatez. Las cosas cada vez se precipitan más, es necesario desarrollar proyectos en tiempo record y ésto no puede restar en la calidad. Proponemos algunas claves para satisfacer a un cliente cada vez más exigente:

• Planifica. Desde el arranque de la reunión, es importante planificar con toda la antelación posible todos los aspectos sobre los que se va actuar. El lema podría ser: planifica, planifica y planifica! 🙂

• Disponibilidad. Las nuevas tecnologías lo facilitan, es indispensable estar conectado! Quizás no las 24 horas pero casi 🙂

• Para facilitar la comunicación con el cliente lo ideal es que, aunque el equipo esté compuesto por varias personas de diferentes perfiles, solo una, la que coordine la actividad y tenga una visión global de la misma,  se convierta en interlocutor único. Crear este papel transmitirá más seguridad, confianza y comodidad al cliente.

• Como nos encanta que los planes salgan bien, es necesario concretar: acciones, tiempos y actores, para ello en base a la información inicial que nos proporcione el cliente, es necesario desarrollar un cronograma en el que se detallen todas las tareas a realizar: previas, durante y post evento, el momento en que se deben desarrollar y a quien se asignan.

• Es fundamental hacer un seguimiento cercano de balance de ingresos y gastos. Para ello, el envío de informes periódicos con la información actualizada es esencial.

• En una reunión científica en el que hay que prever muchos detalles de diferentes índoles, así que es inevitable surgen incidencias, temas de última hora, … por lo que hay que tratar de ser resolutivo y ágil para solventarlas con facilidad. En este punto la experiencia y know how juegan un papel importante.

• Un cliente te contrata no sólo para hacer una serie de tareas relacionadas con el desarrollo del congreso sino también para que lo asesores, que lo guíes en el desarrollo del evento. Como experto tienes las claves, el conocimiento de los pasos a seguir y has de ponerlo al servicio de quien te contrata.