¿Qué garantiza el éxito de un congreso médico?

by María Muñiz | Nov 23, 2018 | Eventos | 0 comments

Treinta años de experiencia en el sector no han hecho que tengamos una varita mágica que garantice el éxito en la organización de un congreso, pero posiblemente nos dieron los conocimientos para saber cuales son las claves principales que nos llevan a un buen puerto, e sin duda nos han enseñado a dar la importancia que merece una planificación completa del evento que siempre contribuye a lograr la excelencia perseguida.

Cuáles pueden ser estas claves?

El programa

Internet, entre otras muchas posibilidades, nos ofrece una mayor accesibilidad a la información. Las nuevas tecnologías hacen posible el acceso a contenidos en tiempo casi real, sin necesidad de salir de casa.

Bajo estas premisas todo apunta a que movilizar a alguien para asistir a un congreso exige un mayor esfuerzo del que suponía hace años. En este sentido, es conveniente definir un programa científico que, además de ponencias de interés, facilite el networking y la interacción de los asistentes. Basar un programa sólo en conferencias unidireccionales, con escasa o ninguna participación de los asistentes, no parece la mejor de las ideas para alcanzar una asistencia elevada. Como tampoco lo es el no mantener un equilibrio sensato entre sesiones patrocinadas y las que no lo están.

La sede

«Todo vale para lo que vale» así que porque forzar la máquina si tenemos diferentes opciones y posibilidades.

A la hora de valorar una ciudad o un espacio como posibles sedes de un congreso no debemos dejarnos llevar tan solo por su atractivo. Parece obvio que este es un factor relevante que puede favorecer la asistencia, pero también puede volverse en contra y hacer que finalmente el congreso deje un mal recuerdo en aquellos que se decidieron a dejar la comodidad de su casa y apostar por un evento presencial.

No dejemos a un lado aspectos tan importantes como la infraestructura, los accesos, los servicios, etc… para dar prioridad a una estética o un entorno impactante. La ciudad o el espacio pueden ser paradisíacos, pero eso debe ir de la mano de todo lo demás. Si la proyección audiovisual es prioritaria, como suele ser habitual en un congreso médico, ¿por qué sucumbir a una sala de escasa altura y llena de columnas porque el paisaje es espectacular?. Si tenemos que desplazar a un número importante de personas ¿por qué elegir una ciudad con escasas conexiones e insuficientes plazas hoteleras?. Aunque parezca increíble «en ocasiones veo muertos» como diría el niño protagonista de la película «El sexto sentido». Yo en ocasiones también he visto salas imposibles de manejar!!

En definitiva, valoremos las necesidades reales antes de definir las sedes.

Equipos técnicos

Cuantas veces sugiere el promotor de un congreso «llevamos nosotros los proyectores del centro de salud o de universidad, que no tienen coste…». Error. Los audiovisuales deben ser equipos profesionales, revisados y probados previamente, adecuados, ya que non cualquier equipo vale para cualquier sala, y deben ser manejados por profesionales del sector que siempre sabrán reaccionar en caso de alguna incidencia.

En mi opinión, la calidad de los equipos audiovisuales de un congreso es un aspecto fundamental y por tanto algo en lo que no se debería recortar.

Restauración

Sin duda la cena de clausura de un congreso es algo a tener en cuenta. Es el momento de distensión después de una larga jornada de trabajo por eso es importante ofrecer un sitio agradable, cómodo, que invite a la charla y donde se coma razonablemente bien. Pero no nos olvidemos del servicio. De nada vale una cena espectacular si estamos cuatro horas sentados a la mesa, al menos no e neste contexto. Una elección correcta del espacio y una información previa de como realizan el servicio serán la base del éxito en esta parte del congreso, que también es importante, y nos ahorrará muchos quebraderos de cabeza.

Secretaría técnica

Si la empresa responsable da organización conoce su oficio, y tiene la disposición para hacerlo, ya tenemos un porcentaje de éxito muy elevado. La secretaría técnica no sólo debe ser el brazo ejecutor de las decisiones del promotor del congreso sino que debe además ser pro-activa. No se puede esperar un buen servicio de una secretaría que tan solo está a demanda de lo que el cliente le pide, entre otras cosas porque en ocasiones éste desconoce muchos aspectos importantes que deben ser tenidos en cuenta antes de tomar una decisión. La secretaría debe asesorar desde el principio hasta el final del evento porque esto evitará, si el cliente la escucha, disgustos innecesarios. Asimismo debe planificar de forma muy rigurosa todas las etapas del congreso y asumir la responsabilidad de que todas las partes cumplan en los tiempos establecidos porque el congreso tiene una fecha de caducidad y no es posible llegar con éxito a esa fecha si arrastramos demoras.

Concluyendo, si el aspecto científico es riguroso y atrayente y la secretaria técnica realiza su trabajo con profesionalidad, me atrevo a decir que esa excelencia de la que hablaba al principio está asegurada.

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¿QUÉ GARANTE O ÉXITO DUN CONGRESO MÉDICO?

by María Muñiz | Nov 23, 2018 | Eventos | 0 comments

Trinta anos de experiencia no sector non nos fan ter unha varita máxica que garante o éxito na organización dun congreso, pero posiblemente nos deron os coñecementos para saber cales son as claves principais que nos levan a un bo porto, e sen dúbida ensinounos a dar a importancia que merece unha planificación completa do evento que sempre contribúe a lograr a excelencia perseguida.

Cales poden ser estas claves?

O programa

Internet, entre otras moitas posibilidades, nos ofrece unha maior accesibilidade á información. As novas tecnoloxías fan posible o acceso a contidos en tempo casi real, sen necesidade de sair de casa.

Baixo estas premisas todo apunta a que movilizar a alguén para asistir a un congreso esixe un maior esforzo do que suponía hai anos. Neste sentido, é conveniente definir un programa científico que, ademáis de ponencias de interese, facilite o networking e a interacción dos asistentes. Basear un programa só en conferencias unidireccionais, con escasa o ningunha participación dos asistentes, nno parece a mellor das ideas para acadar unha asistencia elevada. Como tampouco é non manter un equilibrio sensato entre sesións patrocinadas e as que no o están.

A sede

«Todo vale para o que vale» así que porque forzar a máquina se temos diferentes opcións e posibilidades.

Á hora de valorar unha ciudade ou un espacio como posibles sedes dun congreso non debemos deixarnos levar tan só polo seu atractivo. Parece obvio que este é un factor relevante que pode favorecer a asistencia, máis tamén pode voltarse en contra e facer que finalmente o congreso deixe unha mala lembranza naquelos que decidironse a deixar a comodidade da sua casa e arriscar por un evento presencial.

Non deixemos nun lado aspectos tan importantes como a infraestructura, os accesos, os servizos, etc… para dar prioridade a unha estética ou un entorno impactante. A cidade ou o espacio poden ser paradisíacos, pero iso debe ir da man de todo o demáis. Se a proxección é prioritaria, como é habitual nun congreso médico, ¿por qué sucumbir a unha sala de escasa altura e chea de columnas porque a paisaxe é espectacular?. Sé temos que desplazar a un número importante de persoas ¿por qué elexir unha cidade con escasas conexións e insuficientes plazas hoteleiras?. Ainda que parezca increible «en ocasións vexo mortos» como diria o rapaz da película «O sexto sentido». Eu en ocasións tamén teño visto salas imposibles de manexar!!

En definitiva, valoremos as necesidades reais antes de definir as sedes.

Equipos técnicos

Cantas veces suxiere o promotor dun congreso «levamos nos os proxectores do centro de saúde o da universidade, que son sen custo…». Erro. Os audiovisuais deben ser equipos profesionais, revisados e probados previamente, adecuados, xa que non calquer equipo vale para cualquera sala, e manexados por profesionais do sector que sempre saberán reaccionar no caso dalguna incidencia.

Na miña opinión, a calidade dos equipos audiovisuais dun congreso é un aspecto fundamental e por tanto algo no que non se debería recortar.

Restauración

Sen dúbida a cea de clausura dun congreso é outro factor a ter en conta. É o momento de distensión despois dunha longa xornada de traballo por eso é importante ofrecer un sitio agradable, cómodo e donde se coma razonablemente ben. Pero non nos esquenzamos do servicio. De nada vale unha cea espectacular se estamos catro horas sentados á mesa, ao menos non neste contexto. Unha elección correcta do espazo e unha información previa de como realizan o servizo serán a base do éxito nesta parte do congreso, que é tamén importante e aforra dores de cabeza.

Secretaría técnica

Se a empresa responsable da organización coñece o seu oficio, e ten a disposición para facelo, xa tenemos unha porcentaxe de éxito moi elevada. A secretaría técnica non só debe ser o brazo executor das decisións do promotor seno que debe ademáis ser pro-activa. Non se pode esperar un bo servizo dunha secretaría que tan só está a demanda do que lle pidan, entre outras cousas porque en ocasións o cliente descoñece moitos aspectos importantes que deben ser tidos en conta antes de tomar unha decisión. A secretaría debe asesorar dende o principio ata o final do evento porque isto evitará, se o cliente a escoita, disgustos innecesarios. Asemesmo debe planificar de xeito moi riguroso todas as etapas do congreso e asumir a responsabilidade de que todas as partes cumpran nos tempos establecidos porque o congreso ten unha data de caducidade e non é posible chegar con éxito a esa data se arrastramos demoras.

Concluindo, se o aspecto científico é riguroso e atrayente e a secretaria técnica desempeña o seu traballo con profesionalidade, me atrevo a dicir que esa excelencia da que falaba ao principio está asegurada.